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1農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1是有效改善檔案管理工作的需要

紙質(zhì)載體是農(nóng)業(yè)科技檔案的根本依據(jù)，但是避免不了局限性，存在著數(shù)量多、體積大、質(zhì)量重，不易攜帶，不便查找，信息傳遞慢，無(wú)法檢索等方面的不足。農(nóng)業(yè)科技檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，可以從根本上克服這些弊端，即以現(xiàn)代通信、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息技術(shù)為基礎(chǔ)，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以建立好的各種檔案信息庫(kù)為資源，利用智能信息處理技術(shù)，將數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)庫(kù)，以供需要者查詢、搜索，并且信息資源的使用維護(hù)方便，安全保密性強(qiáng)。農(nóng)業(yè)科技檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，可以達(dá)到資源信息的數(shù)字化、資源管理網(wǎng)絡(luò)化和智能化。

1.2是檔案管理發(fā)展的大勢(shì)所趨

農(nóng)業(yè)科技檔案資源的高效、快捷開發(fā)利用需要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)。傳統(tǒng)的查閱方法是到檔案館，采用人工撿索的辦法查找所需的檔案，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，查全率和查準(zhǔn)率均不高。檔案管理實(shí)行數(shù)字化后，全市農(nóng)技推廣機(jī)構(gòu)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)入市科技檔案館數(shù)字化信息中心，各單位的檔案電子目錄和開放檔案數(shù)字信息均上傳至市農(nóng)業(yè)科技檔案館信息中心，方便全市農(nóng)業(yè)科技檔案資源的整合和利用，順應(yīng)檔案館現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

1.3是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的必須

在當(dāng)今人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)需要迅速、準(zhǔn)確的決策；各職能部門工作要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加的情況下，要求檔案部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來(lái)處理農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源，提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，確保檔案信息能及時(shí)、方便地提供。

1.4是節(jié)約農(nóng)業(yè)檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)資金的舉措

庫(kù)藏檔案案卷數(shù)量的不斷增加需要信息化來(lái)管理。以杭州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院為例，該院下轄農(nóng)作、水產(chǎn)、茶葉、蔬菜、畜牧、生物等多個(gè)科研所，截止2010年全院庫(kù)藏檔案820卷，資料12088冊(cè)，其中相當(dāng)部分檔案分散在基層建檔單位，如果對(duì)這些檔案進(jìn)行有效整合，采用數(shù)字化管理，可大大減輕農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作人員的工作量，降低費(fèi)用支出，使檔案管理人員能在有限的時(shí)間內(nèi)搜集更多的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

2農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)總體設(shè)計(jì)

農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)的指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的，充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護(hù)農(nóng)業(yè)科技檔案原件完好，保證數(shù)字化農(nóng)業(yè)科技檔案真實(shí)準(zhǔn)確，更好地發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的作用。農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)的原則是：檔案數(shù)字化，工作標(biāo)準(zhǔn)化。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)，可以從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范層面來(lái)研究制定。從簡(jiǎn)單的標(biāo)準(zhǔn)化向科學(xué)、精確的標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)渡，從孤立的標(biāo)準(zhǔn)向體系化的標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)。重要檔案優(yōu)先數(shù)字化。以利用需求為導(dǎo)向，結(jié)合實(shí)際，統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，量力而行，將年限較長(zhǎng)、具有館藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化。各部門分工協(xié)作。檔案數(shù)字化工作相當(dāng)繁瑣，涉及面廣，必須堅(jiān)持分工協(xié)作、整體配合、長(zhǎng)期堅(jiān)持、相互理解的工作理念，充分發(fā)揮單位各個(gè)部門和各類人員的作用，明確工作任務(wù)，落實(shí)責(zé)任分工，真正做到各司其責(zé)，各施其能，協(xié)調(diào)配合，形成全方位、多層面、多角度、共同推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展模式。多方位快速高效檢索。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該建立多種滿足檔案利用者的檢索方式，提高檢索的自由度。完善的電子檢索系統(tǒng)，能高效、快速、全面地從檔案信息中檢索出利用者所需的信息，并對(duì)檔案利用進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)公布、更新、維護(hù)網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容，提供服務(wù)范圍、內(nèi)容，便于檔案利用者了解檔案信息動(dòng)態(tài)，及時(shí)查找所需信息。注重檔案數(shù)字化人才培養(yǎng)。要建立和完善檔案人才選拔、任用和激勵(lì)機(jī)制，重視人才的儲(chǔ)備，以超前的意識(shí)搞好人才建設(shè)，造就一批既熟悉檔案工作管理、通曉檔案理論知識(shí)，又掌握現(xiàn)代檔案數(shù)字信息技術(shù)的新型檔案工作人才隊(duì)伍，確保檔案數(shù)字化建設(shè)及檔案事業(yè)又好又快地發(fā)展。農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要投入，特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運(yùn)行成本。因此，要按照成本效益最大化的要求，細(xì)化農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)的步驟。同時(shí)優(yōu)化農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化的各種資源配置，根據(jù)不同的情況，進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案管理專業(yè)人員和數(shù)字化技術(shù)人員、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的合理配置，構(gòu)建農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化投入小收益大的新模式。具體步驟上：

一是建立農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

二是加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)組合，是未來(lái)數(shù)字農(nóng)業(yè)科技檔案管理最主要的來(lái)源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解，必須及時(shí)對(duì)所形成的電子文件進(jìn)行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實(shí)性，還維護(hù)了它的系統(tǒng)性、完整性，同時(shí)，也防止了存有信息內(nèi)容的載體在個(gè)人手中發(fā)生丟失、損壞，從而保護(hù)電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎(chǔ)。電子文件的收集積累范圍，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進(jìn)行登記、簽署，對(duì)更改處，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。

三是農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步。農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化及管理流程重組是一個(gè)管理思想不斷變化的過(guò)程，農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步即是新技術(shù)和新理念相互融合的表現(xiàn)。數(shù)字化農(nóng)業(yè)科技檔案管理分開放與不開放兩種，開放農(nóng)業(yè)科技檔案管理即上互聯(lián)網(wǎng)，建立農(nóng)業(yè)科技檔案管理資料網(wǎng)站，實(shí)施資源共享，在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息。

3農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要把握的幾個(gè)問(wèn)題

3.1提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)籌規(guī)劃

首先必須在思想上充分認(rèn)識(shí)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的重要意義。在當(dāng)今信息公開程度越來(lái)越高的形勢(shì)下，農(nóng)業(yè)科技檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化，利用的范圍和對(duì)象將逐步擴(kuò)大，只有當(dāng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源在農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時(shí)，農(nóng)業(yè)科技檔案和檔案工作的意義和價(jià)值才能充分地全面地展現(xiàn)出來(lái)。其次，做好統(tǒng)籌規(guī)劃。將大量的農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況，制訂農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，包括服務(wù)器、電腦、掃描設(shè)備等硬件的購(gòu)置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。最后，要保障檔案整理過(guò)程的完整性。農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)較長(zhǎng)的工程，在大規(guī)模、流程化的數(shù)字化過(guò)程中，所有檔案原件都需從檔案庫(kù)房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現(xiàn)損毀和遺失的現(xiàn)象。

3.2加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，認(rèn)真做好檔案數(shù)字化

一是檔案數(shù)字化必須有所選擇。針對(duì)館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化既不可能、也沒(méi)必要。應(yīng)該根據(jù)一定的原則確定哪些館藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化、哪些檔案原件中哪些不需要數(shù)字化。二是做好數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。選擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。三是做好檔案數(shù)字化的全程控制。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。

3.3開展檔案數(shù)字化問(wèn)題的研究，及時(shí)解決數(shù)字化進(jìn)程中的疑難問(wèn)題

農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化是檔案工作領(lǐng)域的新事物，不可避免地會(huì)遇到一些新情況、新問(wèn)題。比如，數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲(chǔ)的關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題；業(yè)務(wù)形態(tài)與現(xiàn)有技術(shù)手段相抵觸問(wèn)題；數(shù)字化檔案信息安全、保密技術(shù)問(wèn)題；數(shù)字化檔案信息的訪問(wèn)形式與安全控制問(wèn)題；數(shù)字化檔案信息知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題；數(shù)字化檔案信息的法律地位問(wèn)題。針對(duì)這些新情況、新問(wèn)題，應(yīng)在抓檔案原件數(shù)字化工作的同時(shí)，組織力量開展檔案數(shù)字化問(wèn)題的研究，及時(shí)解決工作中的一些業(yè)務(wù)問(wèn)題和相關(guān)技術(shù)性問(wèn)題，同時(shí)澄清和統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，確保農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化工作的順利開展。