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〔摘要〕隨著電子計算機的廣泛應用,會計電算化在我國迅速發(fā)展。在會計電算化環(huán)境下如何建立有效的內(nèi)部控制機制具有十分重要的意義。會計電算化在給企業(yè)帶來巨大效益的同時,也可能帶來巨大的風險。本文從常規(guī)控制和應用控制兩個角度論述了如何健全和完善會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制制度。

〔關鍵詞〕會計電算化;內(nèi)部控制;健全;完善

我國會計電算化起步是于20世紀70年代末,80年代中期會計電算化工作及會計軟件開發(fā)多為單位自行組織進行,沒有建立相應的組織管理制度和控制措施,不僅低水平重復建設現(xiàn)象嚴重,而且盲目上馬又下馬,帶來很大浪費。1986年至今,隨著經(jīng)濟體制改革的不斷深入,我國的會計電算化事業(yè)進入了有計劃有組織的發(fā)展階段。財政部頒布實施了一系列關于會計電算化管理的規(guī)章,如《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定(試行)》和《補充規(guī)定》等,以后又陸續(xù)頒布了《會計電算化管理辦法》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》、《會計電算化軟件基本功能規(guī)范》等規(guī)章制度,從而促進了會計電算化的規(guī)范化,也加快了會計電算化發(fā)展的進程。最近,財政部又頒布了《內(nèi)部會計規(guī)范-基本規(guī)范(試行)》,文中指出:“電子信息技術(shù)控制要求運用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部會計控制的有效實施”。

一、在會計電算化條件下加強內(nèi)部控制的意義

會計系統(tǒng)的有效運行離不開一個健全、有效的內(nèi)部控制機制。內(nèi)部控制是單位為提高會計信息質(zhì)量,保證資產(chǎn)的安全和完整,確保有關法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。內(nèi)部控制制度在會計電算化環(huán)境下,更具有舉足輕重的作用。只有建立健全會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制,才能提高會計的分析決策能力,為管理者提供所需的經(jīng)濟信息,更好地實現(xiàn)其管理和決策的職能;才能防止浪費和舞弊行為,保護財產(chǎn)物資的安全性和完整性;才能建立科學的崗位責任制,協(xié)調(diào)各部門的工作,強化管理,提高管理水平及管理人員素質(zhì);才能利于審計及其它部門開展工作,推動現(xiàn)代審計的發(fā)展;才能提高會計工作質(zhì)量,增強各種信息輸出和財務報告的可信度、可靠性;才能使諸如《會計法》、《企業(yè)會計準則》、《會計電算化工作規(guī)范》等得以貫徹執(zhí)行;也才能確保會計電算化環(huán)境下各單位經(jīng)濟活動能夠正常、安全、有效地進行。所以健全和完善內(nèi)部控制制度是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求,也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。

總之,會計電算化是會計發(fā)展史上的一次革命,它不僅是對會計理論、會計實務、會計數(shù)據(jù)處理手段的變革,而且還對企業(yè)會計內(nèi)部控制制度產(chǎn)生深遠的影響。

二、會計電算化對內(nèi)部控制的影響

實行會計電算化后,會計人員的工作任務、會計工作的職能劃分、責權(quán)關系、稽核關系及會計文檔的管理形式等會計業(yè)務關系發(fā)生了一系列深刻的變化,其中對企業(yè)內(nèi)部控制制度影響最為明顯。

1控制范圍發(fā)生改變。在手工會計環(huán)境下,內(nèi)部控制制度建立的基本原則是職權(quán)、不相容職務相分離的原則,在這一原則的基礎上,人們在手工會計業(yè)務處理程序的各個關鍵環(huán)節(jié),設立了相應的稽核制度和審查制度,如必須賬賬相符、賬證相符、賬表相符、賬實相符,以及必須由各級主管審查、簽字、蓋章等制度和措施,其主要針對的是會計業(yè)務處理過程。

在會計電算化環(huán)境下,會計業(yè)務集中化處理,依會計程序制定計算機內(nèi)部控制措施,如憑證借貸平衡校驗,余額發(fā)生額平衡檢查等。隨著互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的形成,會計業(yè)務處理范圍變大使實時處理成為可能,原來應由幾個部門按預定步驟完成的業(yè)務事項可集中在一個部門甚至由一個人完成。由于在會計電算化環(huán)境下會計系統(tǒng)建立和運行的復雜性,為了保證會計電算化環(huán)境下會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確性和可靠性,以達到企業(yè)內(nèi)部控制的目標,企業(yè)會計內(nèi)部控制范圍也相應擴大。除在手工環(huán)境下會計系統(tǒng)控制的范圍外,還包括如網(wǎng)絡系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限控制、修改程序的控制等。

2控制對象發(fā)生改變。在手工會計環(huán)境下,人是所有會計業(yè)務組織和執(zhí)行的主要因素,所以人是控制實施的主體。在會計業(yè)務處理過程中,不僅企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生均記錄于紙張之上,而且按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表,這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改,很容易辨別痕跡。而且每個環(huán)節(jié)都必須經(jīng)過某些具有相應權(quán)限的人員的簽章,層層復核、道道把關。

在會計電算化環(huán)境下,會計人員面對的是會計電算化系統(tǒng),在這種環(huán)境下,對于一項經(jīng)濟業(yè)務的每個環(huán)節(jié)大部分是由計算機完成,其成敗和效率不僅取決于“人”的因素,還取決于“機”的因素。另外,在會計電算化環(huán)境下原來紙質(zhì)的會計原始憑證數(shù)據(jù)是以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中,肉眼是不可見的,很容易被刪除或篡改而不留下痕跡。隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展,不僅是賬本、報表、憑證而且更多的介質(zhì)都將電子化,還會出現(xiàn)各種電子單據(jù)(如各種發(fā)票、結(jié)算單據(jù))。原來在會計業(yè)務核算過程中進行的各種必要核對、審核等工作將大部分由計算機及網(wǎng)絡完成。近年來,隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡通訊技術(shù)的發(fā)展,以及網(wǎng)絡會計信息系統(tǒng)的普及,給會計電算化內(nèi)部控制帶來了新的變化。因此,在會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的對象重點由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、計算機和互聯(lián)網(wǎng)的控制。

由此可見,從傳統(tǒng)的手工環(huán)境下的會計系統(tǒng)到會計電算化環(huán)境下的會計系統(tǒng),系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本要求和目標并沒有變,會計核算的復式記賬和借貸平衡的基本原理和方法也沒有變,發(fā)生了大變化的是系統(tǒng)控制的范圍與對象,其系統(tǒng)風險問題也主要由此產(chǎn)生。

三、會計電算化下內(nèi)部控制存在的風險

1不適當?shù)南到y(tǒng)設計帶來的風險。由于在手工會計環(huán)境下,對于一項經(jīng)濟業(yè)務處理的每個環(huán)節(jié)必須經(jīng)過某些具有相應權(quán)限人員的簽章。而在會計電算化環(huán)境下,由于目前研制人員所考慮的問題不十分周密,很容易產(chǎn)生風險。會計人員可能利用特殊的授權(quán)文件或口令,獲得某種權(quán)利或運行特定程序進行業(yè)務處理,例如會計人員被人收買,非法取得他人口令,利用他人權(quán)限,虛構(gòu)、修改、刪除業(yè)務數(shù)據(jù),通過在經(jīng)濟數(shù)據(jù)錄入前或加入期間對數(shù)據(jù)做手腳來達到個人目的等等案例數(shù)不勝數(shù)。

2數(shù)據(jù)與責任的高度統(tǒng)一帶來的風險。在手工會計環(huán)境下,會計的多項業(yè)務資料,如“憑證、日記賬、明細賬、總賬”等均由不同的責任人分別記錄并保管,未經(jīng)授權(quán),任何人都難以瀏覽到全部的會計資料。而在會計電算化環(huán)境下,是全部責任高度集中于同一電腦系統(tǒng)(或網(wǎng)絡系統(tǒng)),高度集中于同一電算化軟件系統(tǒng)。這種特點使系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息處理資料面臨被不留痕跡非法瀏覽、修改、拷貝乃至毀滅的巨大系統(tǒng)問題風險。因而數(shù)據(jù)與責任高度統(tǒng)一所帶來風險問題控制是會計電算化環(huán)境下面臨的一系列重要的內(nèi)部控制問題。

3錯誤的連續(xù)性和重復性帶來的風險。在會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制具有制度控制與程序控制相結(jié)合的特點。會計電算化系統(tǒng)許多應用程序中包含了內(nèi)部控制功能,這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應用程序,如果程序發(fā)生差錯或不起作用,由于人們依賴性以及程序運行的重復性,使得失效控制長期未被發(fā)現(xiàn),從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的風險較大。例如,由于所有數(shù)據(jù)都源于憑證庫,當憑證輸入后,系統(tǒng)將自動進行多項業(yè)務處理。一旦輸入操作不當,將會引發(fā)日記賬、明細賬、總賬,乃至會計報表等一系列的錯誤。因而錯誤的連續(xù)性和重復性將是會計電算化環(huán)境下所面臨的關鍵的控制問題。

4數(shù)據(jù)的完整性和安全性帶來的風險。在手工會計環(huán)境下,企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生均記錄于紙張之上,紙張上書面數(shù)據(jù)形成會計人員所熟悉的會計證據(jù)原件,這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改,則容易辨別出修改的線索和痕跡。而會計電算化環(huán)境下,原來的紙質(zhì)的會計原始憑證的數(shù)據(jù)通過電子信息直接記錄在磁盤或光盤上,磁性存儲介質(zhì)的主要特點是閱讀分析直觀性差,數(shù)據(jù)修改不留痕跡、忌受潮、忌磁化、忌受熱和不能彎曲等,這些特點和要求對會計資料保存的完整性產(chǎn)生新的風險。由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性,過去以計算機機房為中心的“保險箱”式安全措施已不適用了,大量的會計信息通過開放的網(wǎng)絡傳遞,各種計算機病毒乘虛而入,其會計資料有著被截取、篡改、泄露機密等安全風險,很難保證數(shù)據(jù)的真實性和完整性。

總之,會計電算化的特點決定了原來手工會計環(huán)境下的內(nèi)部控制制度大部分將失去作用,這就需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度加以約束。

四、會計電算化下內(nèi)部控制健全與完善

建立一整套會計電算化環(huán)境下的規(guī)章制度,形成良好的內(nèi)控環(huán)境,應遵循以下原則A不兼容權(quán)限必須分離原則。即對電算化權(quán)限嚴格控制,系統(tǒng)操作員以外的操作人員只享有操作權(quán)限。B相互制約原則。加強對電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸人、處理、輸出的控制。明確系統(tǒng)管理員、操作人員、維護人員的職責范圍。C安全、保密原則。安全主要是對軟硬件,文檔的安全檢查保障控制。保密主要是對各種權(quán)限進行控制,設置多級保密措施。D內(nèi)部防范原則。主要是針對個別人容易出現(xiàn)的個人壟斷現(xiàn)象以及對系統(tǒng)管理人員的監(jiān)管控制問題進行防范。所有這些都是在實際工作中制定會計電算化規(guī)章制度必須加以考慮的問題。

1要加強對系統(tǒng)環(huán)境的常規(guī)控制。是對電算會計中組織、制度、開發(fā)、安全等系統(tǒng)環(huán)境方面進行的控制。它包括組織與操作控制、開發(fā)與維護控制、硬件與應用軟件控制、系統(tǒng)安全控制。

組織與管理控制是指通過部門的設置、人員的分工、崗位的職責制度、權(quán)限的劃分等形式進行控制,其基本目標是建立恰當?shù)慕M織機構(gòu)和職責分工制度,以達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。系統(tǒng)操作與管理控制是針對每一個上機操作會計軟件而制訂的,主要用來規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制,主要表現(xiàn)為操作權(quán)限控制和操作規(guī)程控制兩個方面。

系統(tǒng)開發(fā)控制是為保證會計電算化系統(tǒng)開發(fā)過程中各項活動的合法性和有效性而設計的控制措施,它貫穿于系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施和系統(tǒng)運行測試與維護的各個階段。系統(tǒng)維護控制指針對日常為保障系統(tǒng)正常運行而對系統(tǒng)硬軟件進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作而實施的控制。系統(tǒng)維護控制包括硬件維護控制和軟件維護控制。

安全控制,是指采用各種方法保護會計數(shù)據(jù)和計算機程序,以防止會計數(shù)據(jù)泄密、更改或破壞而實施的一種控制制度。系統(tǒng)安全控制主要包括:實體安全控制、硬件安全控制、軟件安全控制、網(wǎng)絡安全控制和病毒的防范與控制等。

實行會計電算化后,用于會計電算化工作的電子計算機設備,一般都是由財務會計部門管理,硬件設備比較多的單位,財務會計部門還應單獨設立計算機室。因此財務會計部門要根據(jù)會計電算化系統(tǒng)的特點,制定硬件和軟件的有關操作、管理和維護制度。

2加強應用控制建設,保證信息的完整準確性。應用控制是為適應會計電算化這一應用系統(tǒng)的特殊控制要求,保證數(shù)據(jù)處理完整、準確而建立的內(nèi)部控制。一般控制是系統(tǒng)控制的核心和重點,是應用控制的基礎。應用控制以一般控制的基本原則為依據(jù),重點控制那些關鍵性操作運行功能。

應用控制可劃分為輸入控制、處理控制和輸出控制。輸入控制是應用控制的重點,輸入控制除了要不斷加強操作人員的責任心和提高技術(shù)水平外,常用的控制方法包括:建立科目名稱與代碼對照文件程序,以防止會計科目輸入錯誤等。處理控制是指為保證數(shù)據(jù)處理正確設置的控制。處理控制的重點在于處理過程的現(xiàn)場控制、數(shù)據(jù)有效性檢測、預留審計線索控制、錯誤糾正控制等。輸出控制是為保證合法、正確的輸出各種會計信息而進行的控制。輸出控制的重點在于數(shù)據(jù)審核控制、授權(quán)輸出控制和打印程序控制等。

總之,會計電算化是會計改革和會計工作現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢,健全和完善會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度,才能確保各單位的會計電算化工作在合法、健康、高效的軌道上運行。

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