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摘要：會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。本文淺談行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題，并探求解決對(duì)策，意在促進(jìn)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；會(huì)計(jì)檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。主要有：會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案作為記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，既是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，又是單位檔案的重要組成部分，它在加強(qiáng)單位財(cái)務(wù)管理、開(kāi)展績(jī)效評(píng)價(jià)、實(shí)施責(zé)任審計(jì)等方面具有不可替代的作用。2015年12月11日，國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))進(jìn)行了修訂，修訂后的新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（2016年1月1日實(shí)施）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理又進(jìn)一步作了明確具體的規(guī)定，但由于一些客觀條件和主觀因素的影響，行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理還存在一些問(wèn)題。

一、會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的思想認(rèn)識(shí)不夠第一，單位領(lǐng)導(dǎo)甚至財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)資金管理和會(huì)計(jì)核算一般都很重視，但對(duì)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作不夠重視。第二，許多單位檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作基本知識(shí)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到要求，不便于查閱；還有一些單位沒(méi)有配備專（兼）職檔案管理人員，各業(yè)務(wù)部門(mén)或科室都只負(fù)責(zé)保管本部門(mén)或科室的檔案資料，會(huì)計(jì)檔案一直都是由單位會(huì)計(jì)直接負(fù)責(zé)保管。在舊版的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定“未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。”但新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確指出:“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不得超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。”第三，一些行政事業(yè)單位沒(méi)有根據(jù)國(guó)家規(guī)定結(jié)合自身實(shí)際制定本單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，或僅作為財(cái)務(wù)管理制度的一個(gè)部分。有些單位雖然有制度，但也沒(méi)有及時(shí)根據(jù)國(guó)家政策進(jìn)行更新，更沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行。

（二）電子會(huì)計(jì)檔案管理不完善在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理中，大多數(shù)單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等紙質(zhì)會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)及軟件讀取平臺(tái)及時(shí)、有效、完整的備份和存儲(chǔ)。有些雖然備份了，卻忽視了對(duì)文件格式的轉(zhuǎn)換和對(duì)磁存儲(chǔ)介質(zhì)的保管，使存儲(chǔ)在其上的信息丟失或無(wú)法讀取，造成數(shù)據(jù)庫(kù)丟失。新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確指出：電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定；特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

（三）會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、查閱和銷毀等工作不規(guī)范在立卷和歸檔上，有些單位不按保管期限分別立卷歸檔，導(dǎo)致分類、立卷和歸檔混亂；在查閱上，主要是手續(xù)不齊全、程序不規(guī)范，造成查閱困難；在銷毀上，主要是鑒定銷毀難，大有無(wú)人來(lái)銷，無(wú)人敢銷的局面，即使超過(guò)保管期限年數(shù)，也不愿銷毀，導(dǎo)致積案過(guò)多、毀損嚴(yán)重。

（四）會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)管力度不夠在單位接受的各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查和審計(jì)工作中，很少有將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理作為檢要事項(xiàng)的情況。在單位內(nèi)部，也很少有單位將會(huì)計(jì)檔案管理真正融入到財(cái)務(wù)管理工作的全過(guò)程，作為單位財(cái)務(wù)管理的固有環(huán)節(jié)來(lái)對(duì)待，很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，影響了會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響會(huì)計(jì)檔案的有效利用。

二、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策與建議

（一）提升會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理首先，單位領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法治化的軌道。其次，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，作為會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)檔案管理人員的崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，同時(shí)還要搞好后續(xù)教育，增強(qiáng)責(zé)任心和執(zhí)行力。再次，健全會(huì)計(jì)檔案管理制度。要根據(jù)財(cái)政部2016年修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際，建立和健全一套會(huì)計(jì)檔案管理制度。包括財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，要明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；檔案保管、安全保密制度，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密；建立和落實(shí)檔案保管工作責(zé)任制，明確各人職責(zé)，使會(huì)計(jì)檔案收集、歸檔、保管工作落到實(shí)處。

（二）加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的管理第一，要建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，及時(shí)做好電子會(huì)計(jì)檔案的備份，特殊格式的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并備份并做好存儲(chǔ)磁盤(pán)的防火、防水、防盜、防塵的保護(hù)工作。第二，要使用能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取的電子會(huì)計(jì)資料；能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料；設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，并配備具有高清晰度打印功能的打印機(jī)，作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具。第三，要使用能夠有效接收、管理、利用的電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案檢索關(guān)系的電子檔案管理系統(tǒng)。第四要強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，定期進(jìn)行補(bǔ)丁維護(hù)。同時(shí)要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完善相關(guān)內(nèi)控制度，比如電子簽名，禁止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)，防止篡改，建立災(zāi)后恢復(fù)的應(yīng)急方案。

（三）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔一是及時(shí)規(guī)范整理會(huì)計(jì)檔案。日常產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證要及時(shí)整理裝訂，規(guī)范封貼、簽章。在檢查確認(rèn)憑證封面所列事項(xiàng)記載完整后進(jìn)行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒(méi)有散頁(yè)后按月份先后順序放入憑證盒，會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表和其他類會(huì)計(jì)檔案逐卷裝入檔案盒，并逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒上的內(nèi)容。二是規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案可由財(cái)會(huì)部門(mén)暫管一年后（便于財(cái)會(huì)部門(mén)查閱近期資料）按照相關(guān)規(guī)定交由綜合檔案室保管。沒(méi)有建立的單位要盡快建立，會(huì)計(jì)人員交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要認(rèn)真辦理交接手續(xù)。三是嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案查閱審批制度。未經(jīng)有權(quán)限人員批準(zhǔn)，任何人不得查閱會(huì)計(jì)檔案；同時(shí)利用借閱登記手續(xù)，做到借出、送還、移交各個(gè)環(huán)節(jié)都有規(guī)范的記錄，做到責(zé)任明確、內(nèi)容完整、時(shí)間清楚。四是要嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案銷毀規(guī)定。要特別突出檔案銷毀的法律意識(shí)，依法依規(guī)進(jìn)行檔案銷毀。單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。在銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，單位檔案管理機(jī)構(gòu)要編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人要在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)部門(mén)監(jiān)銷制度。對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止，并應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

（四）強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理的監(jiān)督管理財(cái)政、審計(jì)等部門(mén)在進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)檢查時(shí)，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容，促使單位規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要使用價(jià)值。單位內(nèi)部應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，融入單位財(cái)政財(cái)務(wù)管理的相關(guān)制度之中，在日常管理中嚴(yán)格遵循，形成長(zhǎng)效機(jī)制。

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作者：李曉霞 單位：：甘肅省張掖市市政公用事業(yè)管理局