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一、做好檔案保管過程中的保密工作

1檔案的庫房管理是檔案保密的重點。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規(guī)定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內。應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

2提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經常接觸黨和國家以及單位大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

3加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

二、做好檔案利用過程中的保密工作

做好檔案利用中的監(jiān)督工作，檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施：

1制度建設。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案事業(yè)；二是業(yè)務素質，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

3監(jiān)督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止其偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視線之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

三、正確處理好檔案開放利用與安全保密工作的關系

要堅持“保、放”結合的指導思想，正確處理保密與開放，信息公開的關系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關，又疏通公開、交流的渠道。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格提供保密工作的同時，切實轉變工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家以及單位的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

1我們保存檔案的根本目的在于利用。在利用范圍和對象上應做到：(1)對外公布開放檔案，是達到最大限度利用檔案信息資源的社會化舉措。一定要按照國家有關法律法規(guī)開放公布一切應該開放的檔案，充分發(fā)揮檔案的潛在價值。同時不應忽視檔案的安全保密，在保證國家利益、集體利益和個人合法權益不受侵害的情況下公布開放檔案。對一些掌握不準的，應報請上級定奪或請有關專家鑒定。(2)在檔案利用需要服務時，既要積極熱情，又要堅持保密原則。凡對涉及本單位、本部門的一些在一定時期和一定場合具有保密性質的檔案(如疫情數據、突發(fā)事件等)，要嚴格把關，按照有關規(guī)定辦理利用手續(xù)，對不該開放利用的或不屬知密范圍的人都堅決不予提供，避免造成失密和損失。

2加強歸檔力度。凡歸檔范圍內的檔案，都必須集中統(tǒng)一到檔案部門依法保管，任何單位、科室或個人不得以任何借口拒不歸檔，以保證檔案收集的齊全和完整。

3大力宣傳《檔案法》《保密法》。對檔案提供者和檔案利用者加強教育，提高他們的檔案意識和保密意識，自覺執(zhí)行國家的法律法規(guī)，維護國家、集體和個人合法權益。

4用創(chuàng)新的精神指導新時期的檔案工作。要有新思路、新方法，研究在檔案開放利用和安全保密工作中出現(xiàn)的新問題、新特點、新要求。如對電子文件的完整、安全保密等問題，應該是在充分利用電子文件的過程中加強保密工作，在加強保密工作的過程中促進電子文件的利用。

5加強監(jiān)管、完善監(jiān)督機制。加大執(zhí)法力度。凡發(fā)現(xiàn)有違反檔案、保密等法律法規(guī)的要堅決依法處理，從而達到檔案利用和保密互為保障的辯證統(tǒng)一，努力使檔案信息資源得到充分利用，體現(xiàn)其價值的最大化、社會化，又維護了國家、集體、個人的合法權益不受侵害，并使檔案在利用中延續(xù)生命，煥發(fā)活力，促進檔案工作更快更好地開展。

6加強檔案管理人員的職責，切實維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案，要及時搶修。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有章可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

7做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。要正確分析和鑒別檔案內容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據本單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。若在保密期限內被泄露，將對國家、單位的安全和利益造成危害。它表示該秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規(guī)的保護，因此，必須按秘密事項確定其保密期限。在保密期限上，《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過201年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。

8做好檔案密級的調整工作。要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調的基礎上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究。二要主動接受保密部門對調密工作的監(jiān)督指導，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。要建立起法制的新秩序，對涉密檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。

四、進一步做好檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

1做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放和控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：一是初審，檔案館工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

2做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過去，許多檔案館(室)，對其所保管的注有密級的檔案，沒有定期解密，影響了檔案的開放利用。對劃密檔案進行解密工作，應當遵循保密法的有關規(guī)定，即：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密?！?《中華人民共和國保守國家秘密法》第16條)這也就是說，解密是由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行的。

3人事檔案的部分信息向個人開放。目前，我國的人事檔案提供利用僅僅面向組織，任何個人都不能查閱自己的人事檔案。人事檔案對每個人來講還是神秘的，大家不知道自己的檔案里究竟有什么。在實際工作中經常遇到當事人對自己的某些情況記憶模糊，要求查閱自己檔案的事例，但按照人事檔案的利用制度是絕對不允許的。然而，這種利用制度與公開、透明的現(xiàn)代法治精神不相符合，人事檔案應當以人為本，對于只要不屬于保密范圍的信息，個人應享有對自己檔案的知情權。人事檔案信息數據庫中一些非保密信息可以向個人開放，對這些信息個人只有查閱權而沒有修改權。人事檔案信息部分向個人開放不僅方便了公民對檔案的利用，而且可以增強公民的檔案意識，有利于加強對人事檔案工作的監(jiān)督，使人事檔案更好地為公眾服務?？傊徽搹膰H慣例，還是從我國的社會實際來看，隨著社會的進步、管理水平的提高、人事檔案內容的日漸豐富，人事檔案也會越來越受到社會的重視。它的憑證和依據作用會在新的歷史條件下得到更完美的體現(xiàn)。在人才選拔、人才流動的過程中它的價值將進一步得以發(fā)揮，更好地服務于我國改革開放和新時期社會主義現(xiàn)代化建設。

4做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，一是要提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統(tǒng)整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。二是要建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。三是要編制檢索工具。首先是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》；其次是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；最后文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現(xiàn)檢索途徑的多元化。四是要準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，制作好檔案副本。

[摘要]文章論述了檔案保密工作的重要意義，從檔案保管過程、檔案利用過程和檔案開放過程三個方面提出了做好檔案保密工作的具體措施。

[關鍵詞]檔案保密；檔案管理；檔案利用