一、高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題

（一）學(xué)生自身對檔案的重要性意識不夠

很多大學(xué)生都覺得檔案只在學(xué)校和國企單位才有一定的作用，在外面私企和民營的企業(yè)中工作，檔案就可有可無，單位也沒有嚴(yán)格要求提交檔案，大學(xué)生更是無所謂的態(tài)度，缺乏對人事檔案重要性的認(rèn)識，只有加強(qiáng)大學(xué)生對檔案重要性的認(rèn)識，檔案才能在人才資源開發(fā)中更好的發(fā)揮作用。

（二）畢業(yè)生檔案管理模式不規(guī)范

很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴(yán)格的管理規(guī)定和實施細(xì)則，管檔的業(yè)務(wù)人員也缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，僅僅只是充當(dāng)一個保管員的身份，對于收集的學(xué)生的檔案即沒有系統(tǒng)的進(jìn)行編號和分類，也沒有認(rèn)真的核對檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對于以后畢業(yè)生檔案的使用埋下隱患。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

引言

大學(xué)生畢業(yè)實習(xí)是學(xué)生真正邁入社會之前的重要階段，大學(xué)生畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作的有效開展，則是保證大學(xué)生畢業(yè)實習(xí)質(zhì)量的關(guān)鍵。然而，如何更加高效的開展大學(xué)生畢業(yè)實習(xí)檔案管理工作？值得每一位相關(guān)工作人員進(jìn)行深入思考。

一、大學(xué)生畢業(yè)實習(xí)檔案管理所要面臨的新挑戰(zhàn)

隨著當(dāng)今時代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，各企業(yè)、單位、團(tuán)體、組織已經(jīng)實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化辦公，高校日常工作也已經(jīng)逐漸走向了網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展道路，大學(xué)生畢業(yè)實習(xí)檔案管理也要緊跟時代步伐。在此期間，制定出完善的管理制度、明確檔案管理的具體要求、建立規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的檔案文書格式則是新的挑戰(zhàn)，急需相關(guān)工作人員去面對。

二、大學(xué)生畢業(yè)實習(xí)檔案管理的有效措施

1.要以制度來保證管理的執(zhí)行

一、畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題

檔案管理手段落后，合理利用程度不夠。目前在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，人事檔案工作普通存在著“重保密、輕利用”以及利用不足的現(xiàn)象，把保密當(dāng)作封閉，長期實行封閉式管理，使它蒙上了一層神秘的色彩。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，現(xiàn)代檔案價值的提升，尤其是檔案對畢業(yè)生來說，一些檔案信息的公開和合理利用，具有更加積極的意義，使得他們能夠更為便捷地滿足工作生活中對檔案的需要。而事實上，我國人事檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程不夠，還難以充分將信息化手段應(yīng)用到流動性強(qiáng)大的畢業(yè)生檔案管理中，對于以畢業(yè)生檔案管理為主要內(nèi)容來建立信息網(wǎng)絡(luò)以及提高檔案信息資源利用率等方面工作的重視程度不高，無法滿足現(xiàn)代環(huán)境下檔案信息的充分合理利用的需要。

二、針對畢業(yè)生人事檔案管理提出幾點對策

人事檔案就像是魚身邊的水人身邊的空氣，它在時體會不到它的好處甚至感覺不到它的存在，當(dāng)失去了它問題就來了。為了使畢業(yè)生人事檔案在新形勢下發(fā)揮更大的作用，畢業(yè)生人事檔案管理部門應(yīng)增強(qiáng)創(chuàng)新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體實施方案如下：

2.1提高認(rèn)識，強(qiáng)化畢業(yè)生的檔案意識。一是與高校合作，大力宣傳檔案作用，使大學(xué)生從進(jìn)入大學(xué)開始就意識到檔案的重要性，并為美化檔案內(nèi)容，而為之努力奮斗。二是做好咨詢服務(wù)工作，利用電視媒體、新聞廣播、設(shè)置專欄、出板報等多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事的重要作用，并告知人事辦理程序，要讓畢業(yè)生充分認(rèn)識到畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。三是通過市場調(diào)查分析或?qū)τ萌藛挝贿M(jìn)行采訪，證明人事檔案是用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要參考，即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

2.2規(guī)范畢業(yè)生檔案管理工作，加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。一是大力加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)。要樹立人才戰(zhàn)略思想，培養(yǎng)有較強(qiáng)政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的人才隊伍，健全工作人員崗位責(zé)任制；加強(qiáng)檔案管理者的信息化繼續(xù)教育，搞好檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。二是規(guī)范檔案管理操作程序。接收畢業(yè)生檔案要嚴(yán)格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，對接收的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，根據(jù)學(xué)習(xí)成績、品德情況、獎懲記錄、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)進(jìn)修、技能證件等相關(guān)材料全部收集匯總，并且對材料內(nèi)容的真實性、完整性進(jìn)行核對，分級負(fù)責(zé)，歸口收集。三是創(chuàng)新檔案管理模式，加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。通過運用計算機(jī)，把人事檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫和掃描儲存等手段，將這些檔案資料轉(zhuǎn)換成電子信息，建立以姓名、出生年月、畢業(yè)院校、學(xué)歷專業(yè)、就業(yè)單位等多種檢索方式，體現(xiàn)出分類排序、價值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、自動標(biāo)引、信息組織等功能，并運用身份認(rèn)證、保密、訪問控制等技術(shù)確保電子檔案信息的安全及合理利用。

【摘要】大學(xué)生是如今社會發(fā)展的主要推動力之一，而社會各用人單位要對大學(xué)生的綜合能力水平進(jìn)行了解，重要的參考資料便是大學(xué)生的檔案。但如今的大學(xué)生畢業(yè)檔案管理卻存在著諸多的問題，阻礙著社會正確地評估一個大學(xué)生的綜合水平。由此本文將以三明市為例，對目前大學(xué)生畢業(yè)檔案管理所存在的問題進(jìn)行探討，希望能提出一些有實踐意義的建議，以期能為社會科學(xué)客觀地評估大學(xué)生盡一份綿薄之力。

【關(guān)鍵詞】大學(xué)生畢業(yè)檔案；管理；問題；對策

大學(xué)生作為我國新時展的主力軍，在我國的各種行業(yè)中都起到了重要的作用。而大學(xué)生的畢業(yè)檔案則是大學(xué)生的第一份全面的“簡歷”，它記錄著大學(xué)生在校園里的學(xué)習(xí)情況、校內(nèi)外的實踐活動以及更種考核和表現(xiàn)等，它將隨著大學(xué)生一起去往工作地點。由此，如若要評估一個大學(xué)生是否為工作單位所需的人才，大學(xué)畢業(yè)生的檔案將成為一個重要依據(jù)，因此大學(xué)畢業(yè)生檔案的管理工作是高等院校和社會必須做好的重要工作之一。

一、三明市大學(xué)生畢業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

我國目前的高等教育正走在“大眾化”的道路上，全國各地各大高校皆在擴(kuò)招，三明市的各大高等院校也不例外。如今的大學(xué)畢業(yè)生數(shù)量比之以往增加許多，由此導(dǎo)致三明市各縣（區(qū)、市）人力資源局和社會保障局的工作量飛速增長，但至今這份工作一直都沒有得到應(yīng)有的重視，也就少有資源被投入這份工作之中，使得這份工作所需要的技術(shù)和工具都沒有得到及時地更新?lián)Q代。不僅如此，三明市依照國家要求取消了涉及流動人員人事檔案基本公共服務(wù)以及延伸服務(wù)的一切收費，可這些服務(wù)的成本費用卻難以通過對其較少的投入來補(bǔ)上，如此以來，三明市人才服務(wù)中心只得取消檔案的延伸服務(wù)以此來保證支出平衡。由此，筆者在此對目前存在于三明市大學(xué)生檔案管理工作中的問題進(jìn)行分析，希望能提出相應(yīng)的具有實踐性意義的建議。

二、大學(xué)生畢業(yè)檔案管理中存在的問題

最近幾年，各大學(xué)畢業(yè)學(xué)生對個的檔案不理不彩，已很普通。據(jù)悉，在各高校、各屆畢業(yè)學(xué)生就業(yè)部門和各地人社部門人才交流中心，被大學(xué)畢業(yè)生遺失的檔案有許多。當(dāng)前一方面應(yīng)加強(qiáng)社會、學(xué)校和畢業(yè)學(xué)生的檔案意識，要求有關(guān)人社部門和高校嚴(yán)格依照檔案法規(guī)管理，另一方面加速帶動畢業(yè)學(xué)生由以前的手寫書寫到由計算機(jī)統(tǒng)一錄入的檔案信息化步伐，將各部門掌握的個人信息統(tǒng)一整合成高效實用的“大檔案”，為全社會開發(fā)人才和流動、誠信體系建設(shè)等工作提供更好的支撐。

一、大學(xué)生畢業(yè)檔案現(xiàn)狀

每個人的人事檔案，重要性和身份證幾乎相當(dāng)，個人檔案記載著一個人的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、、工作表現(xiàn)等，表明一個人的一生人事檔案關(guān)系。畢業(yè)后要定級轉(zhuǎn)正、申報職稱、辦理養(yǎng)老保險，以及職務(wù)晉級、婚姻等有關(guān)證明，都要用個人檔案。許多檔案管理部門都有一批沉寂數(shù)年的檔案，大學(xué)生畢業(yè)后往往兩三年不理會檔案，也不來辦任何手續(xù)，“往年這種情況很多，但近年來勞動合同簽訂的要求提高，簽合同必須有檔案跟隨，所以反而促進(jìn)了檔案的流動。”市人社局工作人員介紹，但找不到檔案的馬大哈依然不少，畢業(yè)后忙于工作，等到用檔案的時候卻總也找不到，尤其是一些畢業(yè)生丟失了報到證，增加了尋找檔案的難度。此外，網(wǎng)上簽約信息也能提供方向指引，但某些公司手續(xù)不全導(dǎo)致信息有遺漏，有時候也幫不上忙。另外，一些高校為了方便畢業(yè)生，按照畢業(yè)生提供的單位、城市信息寄送檔案，可畢業(yè)生突然又換了工作，將寄送檔案的事情拋在腦后，等尋找的時候增加了難度。許多大學(xué)生畢業(yè)后工作不穩(wěn)定，為圖方便將檔案留在自己手中，最終成了“死檔”。也有人誤以為檔案會自動跟人走，對其漠不關(guān)心，最終使自己的檔案成了“棄檔”。市人社局有關(guān)負(fù)責(zé)人提醒畢業(yè)生應(yīng)根據(jù)自己的實際情況落實檔案，如果在民營企業(yè)或是合資企業(yè)工作，無論本地籍或是外地籍最好將檔案放到正規(guī)單位管理，在外地工作的學(xué)生也應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)移至工作地檔案管理中心，以免造成棄檔。

二、大學(xué)生畢業(yè)生檔案去向

畢業(yè)生參加工作后，檔案有三類去處可能：第一類，檔案隨個人到了新的單位；第二類，自己把檔案存放人才交流中心；第三類，本人把檔案暫時存放到了學(xué)校。各類方式存檔都有其獨具之處的，具體存放哪里需要依照各地實際情況或者未來歸劃來實行。新的單位，高校畢業(yè)學(xué)生將《就業(yè)協(xié)議書》交給將要畢業(yè)學(xué)校，由學(xué)校人事部門統(tǒng)一到畢業(yè)學(xué)生人社部門辦理畢業(yè)學(xué)生就業(yè)派遣證。需要轉(zhuǎn)移戶口的高校畢業(yè)學(xué)生，還應(yīng)該持就業(yè)派遣證、畢業(yè)證書等資料到戶口所在地辦理戶口轉(zhuǎn)遷證。如果需要辦理手續(xù)的，由畢業(yè)學(xué)校一起拿到人才交流中心，經(jīng)整理、核對，符合要求的，整理完手續(xù)齊全存檔。要辦理戶口的，持手續(xù)齊全存檔、復(fù)印畢業(yè)證、戶口準(zhǔn)遷證、小二寸照片等在新工作單位或人才交流中心辦理新的手續(xù)。招聘新的單位無集體戶口的，直接遷入省或市（區(qū)）的人社部門人才交流中心集體戶口。新的單位可能有一些原因不能接納你的個人檔案，或本人自愿做一個不受約束自由職業(yè)者，可以把你個人檔案存在各地人才交流中心，優(yōu)點是去留隨便，而且晉級、評職稱、各種保險等不缺，由于人才交流中心只管個人的檔案不用人，在你要一步深造或換想工作時不會因為檔案轉(zhuǎn)交困難而受到限制。缺點是人個和新的用人單位只能簽定勞動合同，這等于給別人打工，你所在的打工單位因為你可能隨時走人的不確定性而減少你的福利；另外在出示各類和檔案相關(guān)的證明時，需要去人才交流中心，如果人才交流中心和新的工作不在同一城市，也許會浪費你的時間；還有每一年都應(yīng)該交一定的檔案存入費。

三、做好大學(xué)生畢業(yè)檔案管理工作的建議